Diese hässliche E-Mail-Flut. Letzte Woche habe ich (mal wieder) eine freundliche, aber bestimmte Warnmeldung erhalten, dass mein Postfach den "soft quota" (den maximalen Speicherplatz) überschritten habe, und wenn ich nicht innerhalb von zwei Wochen genügend E-Mails lösche, kommen keine neuen Mails mehr an. Na toll.
Ich schaue in meine Inbox und stelle fest, dass dort über 400 mehr oder weniger wichtige Mails verrotten.
Das Speicherproblem löse ich durch das beherzte Löschen von ein paar Monate alten Arbeits-Mails ("Schauen Sie mal, diese 5 MB große PDF-Datei..."). Was bleibt, ist das Problem, dass meine Inbox seit langem keine "In"box mehr ist, sondern ein undurchsichtiger Eimer mit alten und neuen E-Mails und ein verworrenes Archiv wichtiger und unwichtiger Nachrichten.
Wie aber kann ich in Zukunft die Mailflut bändigen? Ich habe mich informiert, wie andere das machen, und herausgekommen ist mein persönlicher Versuch: "Freds Methode, mit E-Mails umzugehen". Für mich funktioniert das ganz gut. Wenn es bei Euch nicht klappt, schreibt mir. In jedem Fall keine Gewähr für E-Mail-Verlust, Gehirnverknotung oder andere Nebenwirkungen ;) <!--more-->
die Möglichkeiten
Was können wir mit einer Mail tun, die uns ins Haus flattert?Wir können:
- die Mail löschen
- sie archivieren,
- sie auf später verschieben
- sie in Taten umsetzen
- sofort antworten
Das ist im Großen und Ganzen alles. Was war nicht dabei? Genau: Sie in der Inbox bis zum Sanktnimmerleinstag liegen lassen. Das haben wir früher gemacht, und das wollen wir ändern.
Lektion 1: das Löschen
Die wohl wichtigste Funktion, seit es E-Mails gibt. Löschen. Das klingt banal, ist aber gar nicht so einfach. Je günstiger Festplattenspeicher wird, desto schwerer fällt es uns, etwas wegzuwerfen. Ich "könnte die Mail ja nochmal gebrauchen".
Das Wichtigste ist: Sei ehrlich. Wenn du nicht vorhast, die Mail nochmal anzufassen, zu lesen, zu verwenden, weiterzuleiten... dann lösche sie. Sie verrottet in deiner Mailbox und du wirst sie vergessen. Entscheide, ob der Inhalt später noch wichtig ist - dann archiviere die Mail. Ist er es nicht, dann weg damit. Du wirst mit wachsender Produktivität und mehr Übersicht belohnt werden.
Lektion 2: Das Archivieren
Klar wollen wir das Jahresprogramm des Kleintierzuchtvereins Wanne-Eickel Nord nicht löschen. Wir wollen ja schließlich ab und an reinschaun.
Zu bearbeiten gibt es da aber auch nichts. Also ab ins Archiv damit!
Bei einem IMAP-Mailaccount tut's ein neues Verzeichnis mit dem sinnvollen Namen "Archiv", der aber wirklich nur das enthält, was wir im Laufe des Jahres noch brauchen. Wir erinnern uns: Wir sind ab sofort ehrlich zu uns selbst und löschen Mails einfach, in die wir ohnehin nicht mehr schauen. Wenn bei unserem POP-Account langsam der Platz eng wird, können wir auch GMail als Archiv gebrauchen: Für Thunderbird gibt es zum Beispiel eine mailredirect extension, also ein Plugin, mit dem ich Mails weiterleiten kann, ohne den Original-Absender zu verändern (beim normalen Weiterleiten stünde sonst auch jeder archivierten E-Mail mein eigener Name drauf). Auf der GMail-Seite kann ich das dann mit einem hübschen Label versehen und finde die archivierte Mail auch nach Monaten noch problemlos wieder.
Wichtige Passwörter haben übrigens im Archiv nichts verloren. Ihr könnt sie ausdrucken und einschließen, ihr könnt sie euch einfach merken oder meinetwegen verschlüsselt im Organizer speichern. Nur ins Mailarchiv gehören sie nicht, so gern man auch möchte. Da müsst ihr eurem Provider schon sehr vertrauen, um wichtige Passwörter unverschlüsselt auf dessen Festplatte abzulegen. Und das würd ich beim GMail, Web.de, GMX und seinen Freunden nicht gerade tun.
Das gilt natürlich nicht für verschlüsselte Mails. Aber die meisten Passwörter werden eben leider immer noch unverschlüsselt verschickt.
Lektion 3: späääter
Auf später verschieben? Was ist das denn für ein Ratschlag?
Wenn wir uns alle fünf Minuten von einer Mail ablenken lassen, die nicht gerade in zwei Minuten abgearbeitet ist, kommen wir zu nichts mehr. Besser ist es, wir legen uns ein neues Verzeichnis "später" an, das wir uns dann nochmal ansehen, wenn wir eine andere Aufgabe erledigt haben.
Dann antworten wir auf die dortigen Mails oder setzen sie in Aktionen um.
Ist eine solche Mail einmal abgearbeitet, kann man sich archivieren oder am besten gleich löschen. Unser Mailpostfach ist schließlich nicht der Ort, um unsere gesamten Arbeitsschritte der letzten 30 Jahre zu dokumentieren ;)
Lektion 4: Aus Wort mach Tat
Mails, die Aktionen erfordern, bekommen auch ein eigenes Verzeichnis. Der Trick ist, dass wir die bloßen Mailantworten von denjenigen Mails trennen, die "richtige Arbeit" darstellen. Dafür müssen wir uns Zeit nehmen. Und dafür sollten wir alle Aktionen zusammen im Blick haben.
Auf diese Mails hin können wir einen Anruf tätigen, einen Termin wahrnehmen oder einfach nur unseren Organizer mit neuen Terminen füttern. Alles Dinge, die ein bisschen Einsatz erfordern und deswegen gesondert betrachtet werden müssen.
Fünfte und letzte Lektion: Sofort antworten
Nun gibt es auch kurze Mails zwischendurch, für die der Aufwand, sie zu verschieben, wohl größer ist als die Antwort. Oder solche Mails, die so wichtig sind, dass die Welt ohne unsere Antwort zusammenbricht. Kurzum: Nur ganz, gaaanz selten lassen wir uns in unserer Arbeit unterbrechen und antworten direkt auf eine eintreffende Mail.
Hier gelten nur zwei Grundsätze: Fasse dich kurz und später: Weg damit!
Kurz fassen heißt übrigens nicht, dass man auf Grammatik, Zeichensetzung und andere Höflichkeiten verzichten sollte. Kurz heißt kurz, und nur das! ;)
Und das weg damit kennen wir ja schon: Ist die Mail reif für das Archiv, hinein damit. Ist sie endgültig erledigt, ab in den Müll!
Fazit
Aller Anfang ist schwer. Sich von den liebgewonnen paarhundert E-Mails zu verabschieden, die die Inbox bis jetzt bevölkert haben, fällt sicher nicht leicht.
Und es bedeutet auch nicht, dass ich nicht aus nostalgischen Gründen die Weihnachts-E-Card meiner Tante von vor zwei Jahren aufbewahren darf. Sie landet eben (weit unten) im Archiv. Für solche Zwecke eignet sich gerade der oben angesprochene Redirect zu Gmail hervorragend. Über die Suchfunktion kommen wir schnell wieder an die uralte Mail heran, wenn wir sie brauchen.
Denn die Maxime sollte sein: Unsere E-Mails zur richtigen Zeit in der richtigen Sortierung und Menge parat zu haben. Nur so können wir das Medium produktiv nutzen und gehen nicht in einer sinnlosen Informationsflut unter.
Und jetzt: Happy Mailing! :)
Inspirationen: Weblinks
Auch andere haben Tipps zum "E-Mail handling", die ich dankend aufgenommen habe: